Dans la série, «Pour bien commencer la nouvelle année, JE RANGE MON BUREAU », je demande les Papiers…ou comment appliquer la méthode des « 5S » facilement (partie 2)

Petit et fonctionnel avec rangement intelligent:

Allez, ça y’est…nous y sommes à ces fameux papiers administratifs, dont certains ont même la phobie…en tous cas, je n’ai pas rencontré beaucoup de personnes comme moi aimant ranger les papiers…bah oui…j’aime TOUT ranger, même les papiers ! j’adore quand tout est clean et facilement trouvable, beau et bien aligné 🙂

…Et figurez-vous qu’un jour j’ai découvert que, sans le savoir, j’appliquais la méthode Japonaise des « 5S » ! « Euh…de quoi elle nous parle là ?? la méthode japonaise du rangement c’est Marie Kondo ! » et bien non, Marie Kondo n’a pas réinventé l’eau tiède…elle a eu le mérite de donner sa touche à une pratique de son pays et de sa culture…Les japonais sont depuis très longtemps férus de rangement et d’organisation…C’est quand même chez eux que le mouvement minimaliste est né, a été érigé en modèle et est à son paroxysme.

C’est quoi les « 5S » ? En gros, cette méthode vient de l’industrie qui, afin de rentabiliser et sécuriser les postes de travail, a développé une technique d’optimisation du rangement et d’utilisation des espaces. Il en est ressorti les 5 mots suivants qui ont formé l’acronyme « 5S » :

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Dans la série, «Pour bien commencer la nouvelle année, JE RANGE MON BUREAU», je demande «Le virtuel»…ou comment s’encombrer sans s’en rendre compte (partie 1)

Book. Books and laptop

Book. Books and laptop

Récemment, une amie me demandait des conseils pour organiser les dossiers de son ordinateur, notamment ses courriels…Figurez-vous qu’elle avait environ 130 000 mails…oui, vous avez bien lu ! Elle avait TOUT gardé depuis 10 ans…si l’on fait le calcul sur 10 ans finalement ça ne fait « que » 35,6 mails par jour…et oui ! Si vous ajoutez les spams…no comment.

Car finalement, ce que l’on pense être « virtuel » est bel et bien réel, et a un impact loin, trèèèès loin d’être négligeable sur nous. Vous allez me dire « Euh…t’as encore mal au crâne des fêtes de fin d’année… ?? ?». Non, non, tout va bien…ou presque, c’est juste que pour faire tourner nos ordinateurs, il faut de l’électricité ( en France, c’est à 80 % du nucléaire…nucléaire dont nous ne savons pas que faire une fois utilisé… Sans oublier Tcherno, Fuku et j’en passe…Nous jouons à l’apprenti sorcier sans nous soucier des conséquences…qui a dit que Gérer c’était Prévoir déjà ? )…que pour construire nos ordinateurs il faut des métaux et divers matériaux ( nous sommes d’accord, je vous évite le chapitre sur la géopolitique et les guerres pour les ressources naturelles…je vous renvoie aux documentaires « le dessous des cartes » dont le créateur vient de nous laisser pour un monde meilleur )…que le fameux « Cloud » existe « en vrai » ( « IRL » ou « In Real Life » pour les « geeks » ) et se trouve physiquement dans les fameux « data center » et que c’est juste faramineux toute l’énergie qu’il faut pour les faire fonctionner 24h/24h ! Sans compter l’espace physique utilisé…

Parce qu’être humain c’est entre autres, être conscient de nos actes et de leurs conséquences sur autrui au sens élargi ( nous, les autres, la nature et notre planète…liste non exhaustive! ) et que le sujet vous interpelle, ou simplement vous avez envie d’en savoir plus sur la pollution du «virtuel», voici quelques pistes de lecture :

Clic ! un document   Clic ! un article des échos   Clic ! un article du Monde  Clic ! un article de Greenpeace

Revenons à nos fichiers informatiques…tout ça pour dire qu’il est important pour tous, de NETTOYER régulièrement nos boites courriels et de LIMITER les courriels inutiles. Idem pour vos fichiers dans votre répertoire «Mes documents» ou votre «Cloud» ou votre «Dropbox» !
Nous sommes d’accord, le déchet le plus efficace est le déchet qui n’est PAS créé ! Mais ça…c’est dans un 2ème temps, pour « l’après désencombrement du PC »

Bon…par quoi commencer ? Déjà, limiter votre nombre d’adresses courriel : une pro, une perso, une perso « poubelle » à utiliser pour vous inscrire sur les sites internets et pour recevoir les infolettres ( joli mot québécois et bien plus poétique que « newsletter »)…pas besoin de plus ! L’idéal étant bien sur de toutes les recevoir au même endroit afin d’en faciliter l’utilisation.

Pour cela, Thunderbird est votre ami…il existe même une version « portable » facilement utilisable avec des clés USB ou des disques durs externes. C’est ce que j’utilise, et j’ai toutes mes adresses dessus, même les GMAIL. Pratique mais demande d’être organisé car il faut faire des sauvegardes régulières…j’y reviendrais plus tard. Gardez la configuration de suppression automatique des courriels sur les serveurs, cela nettoiera vos messageries automatiquement.

Il existe des applications pour vous faciliter les nettoyages, je dis « les » car certaines vous proposent même de vous désabonner de certaines infolettres, pratique non? Si ! Cleanfox, Free Your inbox , Mailstrom etc. Ahhh ahh ! Plus d’excuse, maintenant vous pouvez désengorger vos messageries !

Bon. Messagerie. Ok. Mais le reste ? Bah…le reste, vous allez devoir faire ça à l’ancienne…à la main ( ou presque ) ! En virtuel comme en réel, le bazar se range et prend du temps. Seule une bonne organisation en amont vous évitera de perdre ce précieux temps…
La règle d’or, c’est comme pour les bocaux : mettez une étiquette parlante dessus. Voyez le bon coté de la chose : pour un fichier, c’est moins gênant que pour un bocal…une fois ouvert on peut facilement le refermer sans souci…ce qui n’est pas le cas du bocal ! L’étiquette sur un fichier informatique, c’est son nom. Donc, DONNEZ DES NOMS UTILES ET FACILES à vos fichiers. Pensez à ceux qui pourraient avoir besoin de les trouver…sans vous ! Exit les «56a90b063b83f.jpg» ou les «phototatienoel46.jpg»!

Adoptez un adressage logique pour vous et parlant pour tous. Donc, au choix : soit vous commencez par la date, soit vous commencez par la catégorie. Comme les dossiers de votre bureau! Et oui, le secret est là: DONNEZ DES NOMS DE FICHIER CORRESPONDANT A VOTRE CLASSEMENT IRL. Et mettez les mêmes catégories dans votre messagerie! Dans votre cerveau, tout sera lié facilement, la logique sera simple et claire. Moins de perte de temps et d’énergie, le classement sera facilité pour tout le monde…même ceux qui ne sont pas dans votre tête!

Personnellement, je préfère trier par catégorie ( Edf, Gaz, Impôts etc. ) puis par année que l’inverse. En, effet, lorsque l’on cherche un document, c’est un document «facture EDF 2014» que l’on va chercher et pas une année. Ensuite, chaque document a une durée de vie différente…donc, l’idée ( que j’ai déjà rencontrée IRL ) de prendre l’année et hop! À la poubelle! Bah…euh…non. Ça risque d’être compliqué, ça fonctionne mal…Donc, «EDF-fac-2014-06.pdf » ou «ORANGE-2015-résiliation.doc» par exemple.
Toujours mettre les numéro en série avec le même nombre…explication : si vous allez jusqu’à 100, alors mettez 001, 002…100. Comme cela les fichiers se rangeront automatiquement dans le bon ordre.

Mention spéciale: les photos…
Soyez draconien, pas de pitié pour les photos ratées ! A l’époque des appareils photos avec pellicules lorsque l’on avait 2 belles photos par pellicule nous étions très contents ! Essayons de garder ce même esprit…vous avez pris en photo cette superbe église à Venise, certes, elle est vraiment belle…mais avouez que 13 pellicules/312 photos ça fait pas «un peu» beaucoup ? ( ouiiiiii c’est du vécu ! ) seules 2 ou 3 prises valent la peine, non?

Partez du principe simple : est-ce que je pourrais l’encadrer celle-là ? Est-ce que l’on pourrait me complimenter pour celle là ? Si oui, gardez. Si non, poubelle. Bon, si vraiment vous avez raté toutes vos photos, évidemment, vous gardez quand même les moins moches les plus belles ! Idem pour les photos de famille bien sûr…pas de quartier pour tonton Bozo ! 🙂

Prenez le même principe d’adressage que pour les fichiers : «Venise-2000-sta maria-08.jpg» ou «Noël-2016-canada-tempete neige-03.jpg» seront plus efficaces que «007.jpg» et « 258.jpg ». A vos claviers!

Ah oui ! Il existe un petit logiciel qui renomme les fichiers de façons auto et par lot…Windows le fait aussi 🙂 c’est pas cool ça ? Y’a plus qu’à !

A propos du virtuel, je vous conseille VIVEMENT d’avoir 2 sauvegardes…Personnellement, je travaille sur mon PC et j’ai 2 disques durs ( DD ) externes sur lesquels je sauve tout. Quand je sauvegarde un fichier, je le sauve sur mon PC ET un des DD…une fois par mois je sauve en supplément sur l’autre DD…oui, ayant cramé un nombre de DD non négligeable je travaille ainsi, et je trouve ça bien pratique et rassurant. Alors cela demande une certaine rigueur, mais c’est à ce prix que j’ai ma tranquillité d’esprit…

Dans l’organisation, il n’y a pas de secret : il faut d’abord se débarrasser du superflu, c’est à dire savoir FAIRE DES CHOIX, renoncer à certaines choses médiocres pour ne garder que les plus belles. Ensuite, et seulement ensuite, vous pouvez ranger et organiser. Et c’est là qu’il faut réfléchir un peu avant d’agir…trouvez un système d’organisation qui vous convienne et qui soit applicable pour tout, ou presque 🙂

( à suivre…Partie 2 : Vous croyiez vous en sortir à bon compte avec seulement le PC ?? nooon ! le reste du bureau arrive ! )

Qu’est-ce qu’être Home Organiser ?

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Vous en avez entendu parler cet été ( notamment grâce à Marie Kondo et sa fameuse méthode «KONMARI» qui fera l’objet d’un billet, rien que ça…Oui oui! ) les «Home Organiser» commencent à être connu en France. Mais c’est QUOI un «HOME ORGANISER» ou «COACH EN RANGEMENT» ?? «Ouais, bah c’est un nouveau nom pour femme de ménage, non?» «Sérieux, c’est un métier ça ? y’a besoin d’avoir des gens pour ranger chez soi ?» «ahhh non! jamais je ne laisserai quelqu’un toucher à mes affaires !» Voilà ce que j’ai pu entendre depuis que je présente mon activité de HOME ORGANISER (HO pour les intimes…) autant vous dire que ça permet d’apprendre à rester zen…et de bien réfléchir au sujet !

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Ranger les Livres…

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Ahhhhhhhhhhhh les LIVRES ! Que ceux qui n’aiment pas les livres ou qui n’en n’ont pas chez eux…euh, bah…ils peuvent passer cet article, ça va les ennuyer 😀 

J’aime les Livres. Et je ne suis pas la seule. C’est souvent une source de désordre chez mes clientes…Les magazines par exemple…on les aime, on les lis, les relis, et re-relis…Mais, avouez que certains ont bien fait leur temps, non ? Et c’est un de ces nids à poussière !! Oui, un magazine a une surface plane assez importante, donc, il y a plus de dépôt de poussière…à moins de les ranger verticalement. Et hop ! 1er truc : Rangez vos magazines VERTICALEMENT, ils se tiendront mieux dans le temps, vous pourrez lire plus facilement la tranche et donc trouver le numéro que vous recherchez.

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Pourquoi Ranger Sa Maison ??

RANGER…alors, oui, bon…tout le monde en parle, c’est un peu à la mode depuis la folie Marie Kondo…ses livres « la magie du Rangement » et « Ranger : L’étincelle du Bonheur » sont en tête de gondole dans toutes les librairies et même dans les supermarchés…les groupes Facebook sur le sujet explosent d’adhérents ! Mais vous êtes-vous déjà vraiment posé LA question : POURQUOI devrais-je ranger ma maison ? Hein ? bah, oui…pourquoi ?? Après tout, les bordéliques chroniques vivent très bien dans leur bazar…certains ne le voient même plus ! Et puis, la notion même de « rangement » est très subjective : ce qui pour moi est un crime de lèse-majesté est peut-être tout simplement inenvisageable pour vous…et inversement. Alors, c’est quoi ranger et pour quoi ?

Dans bon nombre de traditions, ranger est la base d’un foyer harmonieux…Rien qu’en Feng Shui ( ahhhh oui ! c’est une de mes casquettes : je suis praticienne en Feng Shui traditionnel Chinois 🙂 le tableau commence déjà à se compléter ! ) la 1ère préconisation avant toute intervention sur un lieu est d’éliminer le « Sha Qi », communément appelé le « mauvais Qi », c’est à dire : trier et se débarrasser des objets cassés ou ébréchés irréparables, des objets inutiles ou qui ne vous plaisent plus et finalement ranger…Ça vous rappelle quelque chose…?  Lire la suite